Ratkaisuehdotuksia suomalaista yrittäjyyttä tukeviin tositarinoihin – julkisten hankintojen tarkistuslista

Edellisessä blogikirjoituksessamme kerrotut lyhyet tositarinat kuvaavat vain osaa julkisiin hankintoihin liittyvistä epäkohdista, joihin olemme vuosien varrella kilpailutusten maailmassa törmänneet. Suuri osa suomalaisyrityksistä ei ole suuria, joten epäkohdat vaikeuttavat monen kotimaisen toimijan liiketoimintaa.

Kun halutaan kilpailuttaa vastuullisesti sekä suomalaista työtä ja sitä kautta yhteiskuntaa tukien (ja kukapa ei haluaisi?), on hyvä tarkastaa ainakin nämä asiat tarjouspyynnössä:

1.Onko toimitussisältö sopivan laajuinen?

Hyvässä tarjouspyynnössä osa-alueet on jaettu siten, että hankinnoissa päästään hyödyntämään eri alojen parasta asiantuntemusta ja tuoteratkaisuja, joissa yhdistyvät kilpailukykyinen hinta ja käyttäjälähtöinen ratkaisu.

Kun liian suuret hankinnan osa-alueet pilkotaan markkinatarjontaa vastaaviksi pienemmiksi kokonaisuuksiksi, saadaan lopputulokseksi laadukkaampaa ja vastuullisempaa hankintaa, jonka tarjoajalla on oman alueensa paras tieto-taito.

2. Keskittyykö tarjouspyyntö tarkan tuotemääritykseen sijaan käyttötarkoitukseen?

Tarjouspyynnössä kannattaa kertoa mahdollisimman tarkasti käyttöolosuhteista ja loppukäyttäjän tarpeista, ei määritellä jo valmiiksi tarkkoja tuotetietoja. Jättämällä jokin tietty subjektiivinen kriteeri, kuten esimerkiksi kodinomainen kirjaamatta ja keskittymällä käyttövaatimuksiin, pystytään tarjouksissa hyödyntämään laajemmin toimittajien valmista tuotevalikoimaa.

Toisinaan pyydetään myös asioita, jotka nostavat hintaa, mutta eivät paranna tuoteominaisuuksia tai ovat ristiriidassa keskenään. Esimerkiksi viruksien torjunta antibakteerisilla pintakäsittelyillä ei korvaa siivoustarvetta.

3. Haetaanko tarjouspyynnöllä loppukäyttäjälle parasta ratkaisua?

Täsmennyksenä edelliseen: tarjouspyynnön tuotemääritysten tulee olla yksiselitteisiä ja ammattitaidolla tehtyjä.

Tuotevalinnoissa kannattaa käyttää asiantuntijoiden osaamista ja loppukäyttäjien näkemystä. Hyvä tarjouspyyntö on laadittu niin, että toimittaja voi tarjota aidosti uusia tuoteratkaisuja ja innovaatiota, jotka ovat tuotteen käyttäjälle oleellisia. Vaikka sellaisia ei olisi osata tarjouspyyntöön kirjata.

Jos hankintayksikkö on rikkinäinen puhelin käyttäjän ja toimittajan välissä, voi hankinta hetken vaikuttaa kustannustehokkaalta, mutta ajan myötä muodostuu usein ongelmia. Varaa siis aikaa tiedonkeruuseen, kilpailutuksen määritysten määrittelyyn sekä itse päätöksentekoon ja sen byrokratiaan.

4. Kuinka tarjouspyynnön voi löytää ja kauanko on aikaa reagoida?

Jotta kilpailutus olisi aidosti mahdollisuus kaikille potentiaalisille toimittajille, ei riitä, että tarjouspyyntö on helposti kaikkien alan toimijoiden löydettävissä. Siinä on oltava myös riittävän pitkä aika sekä tarjouksen jättämiseen että tuotteiden toimittamiseen. Kiirehtimällä ei saa hyvää lopputulosta.   
 

5. Salliiko tarjouspyyntö myös vakiotuotteet?

Kun tarjouspyynnössä pyydetään käyttämään toimittajan vakiotuotteita, avautuu mahdollisuuksia laajemmalla toimijakunnalle. Kun annetaan väljyyttä mitta- ja materiaalivaatimuksiin ja keskitytään määrittelemään tarpeet, jotka tuotteen on täytettävä ulkomittojen sijaan, useamman toimijan vakiotuotteet täyttävät kilpailutuksen ehdot ja mikä parasta vakiotuotteet ovat yleensä testattuja ja hyväksi havaittuja toisin, kuin erikoisprojektikalusteet. Vakiokalusteilla on yleensä myös pitkä tuotetakuu.

6. Onko tarjouspyynnössä ilmoitettu mahdollisimman tarkat määrät?

Toimitusehto TOP, jossa myyjä vastaa tavaran toimittamisesta, vaikeuttaa hinnoittelua ja siksi tuotteet joudutaan usein ylihinnoittelemaan. On aivan eri hintaista toimittaa perille yksi tuote kuin viisikymmentä.

Jos tuotteet ja toimituskulut voisi ilmoittaa tarjouksessa omina riveinään, saataisiin tuotteille todellinen vertailuhinta ja enemmän läpinäkyvyyttä hinnoitteluun. Kun tarjouspyynnön laatija ilmoittaa tarkemmat määrätiedot, voidaan tarjouspyyntöön tehdä eräkohtainen hinnoittelu, joka on luonnollisesti yksikköhinnoittelua edullisempi. Asiakas maksaa siitä mitä hän saakin.

7. Huomioiko tarjouspyyntö, että halvin hinta ei todennäköisesti ole edullisin ratkaisu?

Jos kilpailutuksen valintakriteerinä on 100-prosenttisesti tuotteelle määritelty hinta, on hyvin todennäköistä, ettei kokonaisedullisin tarjous tule voittamaan. Voiton tulee viemään huonolaatuinen ja tarkoitukseen soveltumaton tuote, joka luultavasti tulee hajoamaan nopeammin ja sitä kautta tuotteen elinkaari on lyhyempi.

Usein myös tarjoajan taloudellinen tila ennen päätöstä jää selvittämättä. Heikossa taloustilanteessa olevalta yritykseltä on vaikea vaatia sopimukseen kirjattuja asioita. Hajonnut tuote, johon ei löydy varaosia, on arvoltaan nolla euroa.
 

8. Tehdäänkö tarjouspyynnön avulla julkisia hankintoja aivan kuin omia ostoksia?

Näin tulisi olla, sillä silloin ostetaan vain käyttötarkoitukseen sopivaa. Yhteisillä varoilla tehtäviin hankintoihin tulisi perehtyä huolella ja vertailla eri vaihtoehtoja, aivan kuten kotitalouden hankinnoista vastaavina aikuisina teemme.

Kun loppukäyttäjä on aidosti keskiössä koko hankintaprosessin ajan, tulee kysyttyä oikeita kysymyksiä, jotka auttavat parhaan ja kokonaisedullisimman ratkaisun löytämisessä.

Kuka uskaltaa nousta vastuunkantajaksi hankinnasta?

Meillä on aina aikaa keskustella parempien hankintojen ratkaisuehdotuksista:

Myyntipäällikkö
Riikka Raittila
+358 50 475 2208
riikka.raittila@summanen.fi

Toimitusjohtaja
Tanja Lundén
+358 40 588 4114
tanja.lunden@summanen.fi